La organización de un evento, no es precisamente una tarea sencilla. Llevarla a cabo, conlleva prestar atención y tener en cuenta, una multitud de acciones que de desarrollarse correctamente marcarán la diferencia entre un evento exitoso y un evento mediocre.
En este blog, trataremos de cerca la planificación de un evento. Te ayudaremos estableciendo unos pasos a seguir así como a desarrollar un presupuesto detallado de este.
Organizar eventos no es una tarea sencilla, puesto que requiere de mucha preparación y sobre todo de disponer de tiempo para planificar un evento. Debemos tener en cuenta que debemos de diferenciarnos de la competencia para ofrecer algo llamativo y que atraiga a los clientes a nuestro evento y no a otro.
Para ello tendremos que ultimar cada detalle, desde la primera información que recibe nuestro cliente hasta el recuerdo que se lleva de nuestro evento.. Todos y cada uno de estos detalles son imprescindibles para el éxito de este evento y de los próximos que vayamos a realizar.
Si quieres saber cómo empezar a organizar eventos y no sabes por dónde empezar
Te dejamos la guía definitiva para organizar un evento con éxito.
El éxito de un evento está determinado, en gran medida, por una buena planificación, debemos planificar un evento sin importar que se trate de uno pequeño o multitudinario, es algo clave para que todo salga bien.
La planificación del evento es el primer paso para hacer realidad su organización. Para planificar un evento lo primero que vamos a determinar o plantear es el tipo de evento que queremos hacer, la razón por la que queremos realizarlo y cómo vamos a lograrlo.
Si no sabemos qué queremos conseguir ¿cómo vamos a lograrlo?
Por eso a la hora de organizar un evento es clave conocer los objetivos y el público al que va dirigido el evento.
Descubrir exactamente quién estaría interesado en tu evento, conocer el rango de edad, zona geográfica, gustos musicales, etc. Es fundamental para que la organización del evento sea exitosa y llegue al público objetivo.
Para planificar un evento es esencial definir el presupuesto o hacer al menos una estimación. Es uno de los pasos fundamentales para que el evento salga bien y para evitar derrochar recursos en cuestiones innecesarias o llevarse sorpresas por quedarse sin el dinero dedicado al coste.
Del presupuesto dependen aspectos tan importantes como la contratación de los músicos o artistas, el recinto, el equipo, montaje y desmontaje, staff, promoción y marketing, etc.
Te recomendamos que el presupuesto para tu evento esté definido, pero también que sea flexible, porque pueden surgir algunos imprevistos y es importante estar preparados para hacerles frente
En este apartado se deben tener en cuenta, también, todos los gastos derivados de la organización del evento. Así como los ingresos y patrocinadores. Por ello, es importante establecer con anterioridad los precios de los productos y/o servicios que se van a ofrecer antes, durante y después del evento.
El equipo de trabajo que va a participar en el evento es parte de la columna vertebral de la planificación, porque de ellos depende una correcta organización y que se siga el protocolo de un evento de manera correcta y se logren los objetivos marcados. Por eso, se debe contar con un equipo preparado y multidisciplinar. El número de personal dependerá de la envergadura del evento.
Lo más importante en este punto, es designar los roles que cada uno debe cumplir y nombrar a un responsable de cada proyecto para garantizar el buen cumplimiento de las tareas.
Una parte esencial para planificar un evento es el diseño de su branding, es decir debe tratar de capturar la esencia de la marca para trasladarla a una experiencia memorable y significativa.
De esta forma, tendremos que orientar las acciones que se tomen, el decorado de este y todo lo relacionado con el evento, en función de lo que queremos transmitir.
No olvidemos que en el mundo de la comunicación y más concretamente en un mundo tan tangible como el de los eventos, tanto el antes como el durante y el después son igual de importantes. Precisamente por ello, no se debe dejar un detalle por descuidar y tener en cuenta el crear una experiencia para el usuario desde antes del inicio del evento, hasta el final de este.
Una vez empezada la organización de dicho evento necesitaremos contar con una financiación o una inversión detrás para poder realizar este. Es entonces cuando tendremos que poner en marcha nuestras habilidades comerciales y hacer uso de estas para buscar así mecenas, padrinos o patrocinadores que inviertan dinero en nuestro evento.
De esta forma en función de la inversión con la que contemos podremos o no organizar y contar con todo lo contado hasta el momento.
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Además podrás integrar las ventas a los más de 150 canales de promoción con los que colaboramos (Ticketmaster, Eventbrite, Resident Advisor…), y de relaciones públicas independientes que te ayudarán a promocionar los eventos.
Para que la planificación y organización del evento sea un éxito, podrás agilizar los accesos gracias a nuestra App de control de aforo y controlarlo en tiempo real.
Pero aquí no acaba todo, al finalizar cada evento dispondrás de diversas estadísticas que te permitirán conocer mejor a los clientes de tu evento y fidelizarlos.
No nos olvidemos del QUE se comunica y CÓMO se comunica. Como bien se ha tratado anteriormente en este artículo, en un evento es igual de importante el antes que el durante y el después de éste. Precisamente por ello una buena estrategia de marketing puede ayudarnos mucho a la hora de captar la atención de la gente.
En una sociedad tan digitalizada, todo el mundo está tan actualizado que captar la atención del público puede ser realmente difícil, sin embargo, un buen plan de promoción ayudará a llegar a mucha más gente y captar su atención más rápido. Algo que sin duda incrementará el volumen de clientes y por lo tanto posiblemente las ventas.
Cada evento es diferente y puede tener distintas necesidades, objetivos y presupuesto, sin embargo, los pasos a seguir para una buena organización son los mismos, independientemente del tipo de evento y el número de audiencia.
