Organizar un evento supone una serie de gastos que en ocasiones son muy difíciles de determinar. Debemos planificar previamente todo lo que vamos a incluir en nuestro evento para que esos costes sean los más aproximados a la realidad posible. Para poder organizar el evento de la forma adecuada tenemos que tener en cuenta diferentes factores que influyen.
En primer lugar, los costes fijos y los variables. Los coste fijos, son todos aquellos que tienen que ver por ejemplo con localización, difusión, promoción o software de gestión. Los variables en cambio, dependerán más de la magnitud del evento, es decir, del número de asistentes. Además también debemos tener en cuenta los imprevistos, ya que siempre surge alguno y los ingresos, porque los eventos aunque generen gastos, también nos producen ingresos de patrocinios, subvenciones o venta de entradas.
Cuánto cuesta realmente organizar un evento es una de las primeras preguntas que les surgen a promotores y organizadores que recién comienzan en el sector de los eventos.
Y es que, organizar un evento conlleva una serie de gastos que muchas veces son difíciles de calcular. Sin embargo, para poder realizar una adecuada planificación, es preciso conocer con detalle el coste real.
Para deducir cuánto cuesta realmente organizar un evento, se deben tener en cuenta varios factores como la modalidad del evento que tengas en mente realizar: presencial, híbrido, online, Roadshow, etc.; la localización, el número de asistentes y la calidad que quieras aportarles con los recursos que utilices en el evento como las invitaciones o entradas, mobiliario, catering, imagen y sonido, algún invitado especial o tecnología como un software de gestión de eventos.
El presupuesto es un factor clave a la hora de organizar un evento, porque nos permite determinar los gastos que podemos realizar y el límite al que podemos llegar para no derrochar recursos.
Si no sabes cómo calcular el presupuesto de un evento, te damos una guía para que este paso no sea un suplicio en tu próxima planificación.
Tener un presupuesto del evento definido, te permitirá tener un enfoque más realista de los recursos económicos que dispones y así, podrás hacer una adecuada administración de los fondos y de los gastos.
Hay varios factores clave para calcular los costes de un evento o al menos hacerlo lo más certero posible. Y es muy importante tenerlos en cuenta para adaptar el presupuesto a las características que exija el evento.
Te dejamos 5 factores clave para calcular los costes de un evento:
Los gastos fijos de un evento son aquellos gastos que no podemos dejar de cubrir, es decir, son obligatorios para que tu evento se lleve a cabo en las condiciones óptimas tal y como ha sido planificado.
Algunos de los gastos fijos que puedes tener al realizar un evento son:
Localización: Se trata del escenario en el que se llevará a cabo el evento. Aquí se debe tener en cuenta la tipología. Si es presencial tiene que alquilar el espacio, si es híbrido u online, también se debe considerar la tecnología que se va a utilizar. En este punto, en algunos casos, puede entrar tanto mobiliario como equipo técnico.
También debes pensar en el coste de permisos y licencias que ello implica, así como la contratación de seguro que traen consigo.
Difusión y promoción: La difusión y promoción de un evento es fundamental, por eso no puedes pasar por alto estos gastos que incluyen notas de prensa, estrategia de redes sociales, cárteles, publicidad online y cualquier medio que utilices para publicitar el evento.
Contratación de espectáculo o moderador:
Software de gestión de eventos: Contar con un software de gestión de eventos es esencial en estos días para organizar un evento, ya que puede solucionarte varias gestiones como la venta de entradas, publicidad, análisis durante y después del evento, entre otros aspectos. Y aunque está considerado un gasto fijo, también supone un ahorro económico y en cuanto a recursos.
Los costes variables son los gastos que oscilan en proporción del evento que vayas a realizar, es decir, van en función del número de asistentes.
Entre los costes variables de un evento se encuentran:
Entradas o invitaciones: Para que la gente asista a tu evento debes enviar invitaciones o bien vender entradas, así que este gasto dependerá del número de personas que esperas que asistan al evento, será el mismo número de invitaciones que tendrás que enviar o entradas que deberás vender.
Servicio de catering: Si ofreces catering en tu evento debes tener en cuenta el número de asistentes y la hora en la que se realizará el evento, si es desayuno, comida, cena o cóctel. Todas estas variables influyen en el coste, así como la ciudad en la que se realice.
Personal de seguridad: Entre más personas asistan al evento, más personal de seguridad vas a necesitar.
Equipo técnico y mobiliario: El mobiliario y equipo técnico que se utilice en el evento también irá en proporción al espacio en el que se realice y al número de asistentes. En este punto entraría también el gasto en transporte, aunque la mayoría de proveedores lo incluyen.
Es importantísimo tener un fondo de reserva para imprevistos, porque créeme siempre surge alguno. Por eso el presupuesto del evento debe ser flexible, así podemos hacer frente a cualquier imprevisto que surja.
Lo adecuado es calcular un poquito más del coste real del evento (alrededor de 10%) para contar con ese monto extra que puede salvarte la organización.
Organizar un evento genera muchos gastos, pero también tiene la ventaja de generar ingresos. Ya sea que realizas un evento de empresa, un evento deportivo, un festival o cualquier evento público o privado, siempre habrá una forma de monetizarlo.
Existen cuatro principales fuentes de ingresos en un evento
Patrocinio y/o publicidad: Los patrocinios y/o publicidad son una buena manera de obtener recursos económicos complementarios. En el caso de patrocinios pueden ser de manera monetaria o bien en especie con algunos elementos necesarios en la realización del evento
Subvenciones: Algunos eventos pueden reunir ciertas características que permitan ser subvencionados por entidades públicas. Sobre todo, se trata de eventos profesionales.
Inscripciones: Si hablamos de eventos deportivos, empresariales e incluso profesionales, las inscripciones son una gran fuente de ingresos, ya que, de esta manera los interesados aseguran su lugar en el evento.
Venta de entradas: La venta de entradas en eventos es una de las mayores fuentes de ingresos, sobre todo si hablamos de ocio y entretenimiento como festivales o fiestas en discotecas. El número de entradas vendidas depende del atractivo del evento y la difusión que le des.
Una vez finalizado el evento, toca analizar el rendimiento que has logrado con su organización. Y no solo me refiero al rendimiento económico, sino también a otras variables, como la satisfacción de los asistentes, la repercusión para la empresa o la marca, etc.
Saber el rendimiento económico es muy fácil, simplemente debes restar los gastos a los ingresos obtenidos.
Sin embargo, analizar los otros resultados es un tanto más complejo. Lo recomendable es realizar una encuesta posevento a los asistentes y monitorizar las menciones del evento tanto en medios de comunicación como en redes sociales.
