A través de un evento deportivo podemos lograr diferentes objetivos y se trata de una de las mejores formas de conectar con nuestro público objetivo. Estos eventos son dinámicos, experienciales y muy divertidos para todos los que asisten.
Además, a la hora de realizar un evento deportivo, indirectamente vinculamos nuestra marca con valores propios del deporte como el esfuerzo y la competitividad que puede convertirse en un impacto positivo para nuestra marca. Al igual que con otro tipo de eventos, es fundamental seguir unos pasos ya establecidos para que este sea todo un éxito.
Un evento deportivo es un acontecimiento que puede encajar en muchos sectores y que puede servir para conseguir distintos objetivos, porque es muy versátil y fácil de adaptar a cualquier necesidad. En el caso de las empresas, puede ayudar a fortalecer la imagen de la marca y a reforzar las relaciones tanto internas como externas.
Lo difícil viene a la hora de planificar el evento. Organizar un evento deportivo es una cuestión bastante compleja, que requiere tener muy clara la idea y realizar una buena planificación y ejecución para lograr tener el éxito deseado.
Si estás pensando en cómo organizar un evento deportivo, te damos una guía para poder realizarlo con éxito.
Ya decíamos que organizar un evento deportivo es un gran desafío, la razón es que existen una gran variedad de eventos relacionados con el deporte y diferentes formas de realizarlo, así como distintas características. Que van desde hacer pequeñas competiciones, hasta organizar grandes espectáculos que incluyan música y otras actuaciones.
Sea cual sea la característica del evento deportivo que quieras llevar a cabo, hay una serie de pautas que no puedes dejar de lado, para hacerte el trabajo más sencillo, te dejamos estos pasos a seguir para organizar un evento deportivo de éxito:
Este es el paso primordial y en lo que tienes que pensar antes de crear el evento en tu cabeza, pregúntate qué quieres conseguir y a quién irá dirigido este evento. De aquí es de donde partiremos para que la planificación salga bien.
Elegir la disciplina deportiva que se va a practicar en el evento también es algo muy importante. El deporte seleccionado debe ir alineado tanto al objetivo como a las características del público objetivo, ya que puede variar bastante, porque no es lo mismo realizar actividades para niños, que para jóvenes y adultos.
En lo deportivo hay muchísimas posibilidades: torneos de deportes colectivos como fútbol, baloncesto, voleibol, pádel, tenis, etc., o bien competencia de atletismo, carreras populares, trail, ciclismo, natación, remo, entre otros. Las posibilidades son infinitas, todo depende del presupuesto con el que contemos.
En este punto se deben tener en cuenta varios factores como la estacionalidad, la climatología y la edad de los participantes, porque no es lo mismo realizar un evento en verano en plena hora de calor, que hacerlo en otras estaciones cuando el clima acompaña más a la práctica deportiva.
También es importante verificar que en la fecha y horario que se quiere realizar el evento, no haya ningún otro en la zona e incluso un evento deportivo que sea competencia directa, aunque no se encuentre cerca, para evitar que afecte a la asistencia.
Una vez que esté claro el deporte con el que vamos a realizar el evento, lo siguiente es buscar unas instalaciones deportivas adecuadas para poder desarrollarlo. Esto se debe hacer con bastante tiempo de antelación para garantizar la disponibilidad en las fechas que hayamos decidido realizar el evento.
Se debe cuidar que las instalaciones cumplan con todo lo necesario para la práctica deportiva que se va a realizar y que tenga la capacidad para albergar el número de asistentes que pretendas que participen, además se deben tener en cuenta otros aspectos, como una buena ubicación, la accesibilidad, seguridad y que haya algún estacionamiento cerca.
Para poder organizar cualquier evento es necesario solicitar con antelación una serie de permisos ante las autoridades, lo que dependerá de la tipología del evento, si se realiza en un entorno público o privado, si habrá música o venta de comida y alcohol, etc.
La solicitud de estas licencias y/o permisos, conlleva además la contratación de un Seguro de Responsabilidad Civil, seguro médico y seguro contra daño a tercero, además de la elaboración de un plan de emergencia con el dispositivo que se necesite: apoyo de las fuerzas de seguridad, de Protección Civil y ambulancias, de acuerdo a la dimensión del evento.
Los patrocinadores son una parte muy importante del evento, porque contribuyen con una parte de los gastos que este conlleva. Además, si cuentas con marcas reconocidas, ayudarán a darle mayor credibilidad y difusión al evento.
Lo que sí, es que los patrocinadores deben estar alineados con los valores de tu empresa.
La organización de un evento requiere contratar personal y muchas veces conseguir voluntarios. Por ello, tienes que hacer un cálculo del personal cualificado que se va a necesitar y la cantidad de voluntarios que pueden realizar tareas más sencillas, pero necesarias para el éxito del evento.
La difusión y promoción es un paso fundamental para que tu evento deportivo tenga éxito, porque la participación depende de ello, la gente tiene que saber de la existencia del evento y sobre todo las razones por las cuáles no se lo tiene que perder.
Es importante que en este punto se analicen los medios de comunicación en los que se encuentra tu público objetivo para que el mensaje llegue adecuadamente. Si tienes una base de datos, puedes hacer uso de email marketing, que es uno de los medios de comunicación más efectivos y directos; las redes sociales también son muy efectivas, así como las notas de prensa y anunciarlo en tu página web, en caso de tener una.
Se acerca el gran día y ha llegado la hora de hacer el aprovisionamiento. Es recomendable que hagas una lista de los suministros y materiales necesarios para el evento, como premios, cárteles, bebidas y cualquier otra cosa para el avituallamiento durante el evento.
Ahora sí, ha llegado el gran día. Está todo listo para que empiece el evento y si has seguido nuestros consejos de cómo organizar un evento deportivo y recreativo, lo más seguro es que todo salga bien, pero siempre debes estar preparado para reaccionar ante cualquier imprevisto.
Esperamos que esta guía de cómo organizar un evento deportivo sirva de ejemplo para que realizar tu próximo evento deportivo sea más sencillo y consigas los resultados esperados.
Si quieres saber cuáles son los nuevos formatos de eventos que se avecinan en 2023, te dejamos este post sobre: Tendencias de eventos para revolucionar tu negocio.
