Cómo escribir un plan de negocios de organizador de eventos
Persona muestra una bola de discoteca tras una cortina plateada
Foto perfil autor artículo: Álvaro Martínez González
Vanesa Montañés Jairod
Enero 24, 2023

Cómo escribir un plan de negocios de organizador de eventos

Disponer de una plan de negocios para una empresa que se dedica a la organización de eventos te ayudará a determinar la dirección que quieres seguir dentro del sector. Para que este plan funcione debemos detallar todas las tareas que serán desarrolladas durante el proceso de organización.

En primer lugar, debemos determinar una portada con todos los detalles del evento, seguidamente de una serie de contenidos en los que incluiremos un resumen de todas las secciones que hay dentro del plan de negocios. También debemos incluir la historia y la estructura empresarial y un resumen con la descripción del evento. Otros pasos que debemos tener en cuenta son: el plan de desarrollo, requisitos del evento, el plan de marketing y comunicaciones, el plan financiera y la gestión de riesgos

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El plan de negocios para una empresa organizadora de eventos sirve para comunicar el plan estratégico de un evento, es un documento que te ayudará a enfocar tu camino como organizador de eventos a la vez que te servirá como presentación para vender tu idea de evento a posibles inversores.

El plan de negocios organizador de eventos debe ser global e incluir todos los aspectos que concierten al evento. Debe de ser convincente puesto que los inversores necesitan percibir que es un evento viable y una buena oportunidad para rentabilizar su dinero. 

Pasos a  seguir para realizar un plan de negocios en el sector de organización de eventos

En esta guía te detallamos todas las secciones que debe incluir el plan de negocios para una empresa organizadora de eventos, ten en cuenta que el plan de negocios debe de ser un documento vivo, actualízalo siempre que haya novedades.

Página de portada

Realiza una portada que incluya el nombre del evento, el título del documento y un subtítulo cautivador, la fecha, el periodo que cubre el plan, el logotipo, alguna imagen del evento y detalles de contacto.

Contenidos

Asegúrate de que el plan de negocios sea fácil de navegar incluyendo un resumen de todas las diferentes secciones del plan de negocios, incluye el título de cada capítulo con los números de página correspondientes.

Historia y estructura empresarial

Describe quién eres y cuál es tu experiencia con respecto a la planificación de eventos. Cuenta la historia de tu empresa y sus logros pasados y por último, presenta a tu equipo de trabajo con sus puestos, títulos y descripciones de trabajo.

Resumen y descripción del Evento

Explica la visión y misión del evento, el objetivo y lo que se espera lograr antes, durante y después del evento. Detalla cómo se alcanzará cada uno de los objetivos con escalas de tiempo, a quién se le asignará cada tarea y cómo la desarrollarán.

Describe el evento con más detalle e incluye una descripción general del contenido y el programa previsto del evento.

Cuenta a qué grupo demográfico está dirigido el evento, por qué los atraerá y cómo lo comercializarán.

Plan de Desarrollo

Resume cómo se desarrollará el evento en el futuro

  • Visión de futuro: Vé más allá del año en curso y muestra cómo será al año siguiente, o en los próximos años. Seguramente será más grande e incluso quizás puedas expandirlo a otros países.
  • Desarrollo estratégico: cuenta cómo planeas hacer realidad la visión de futuro, describe los objetivos clave y cómo se alcanzarán y qué personas y empresas participarán en el desarrollo.
  • Estrategia: explica cómo tu evento puede desarrollarse según los planes estratégicos de las potenciales y actuales partes interesadas.

Requisitos del Evento

Describe en esta sección todo lo que necesitarás para realizar el evento, estas son algunas de las muchas cosas que necesitarás:

  • Instalaciones: el lugar, el catering, los viajes, el alojamiento, comunicación, el suministro eléctrico y el WIFI, equipos de sonido e iluminación.
  • Personal: Una descripción de todo el personal que se necesitará para cubrir el evento, servicio, seguridad, entretenimiento, etc.
  • Legal: licencias y pólizas de seguro que necesitarás para realizar el evento.
  • Presupuesto: aproximación de cuánto costará.

Plan de Marketing y Comunicaciones

Describe quiénes son tu audiencia, participantes, espectadores y cómo te acercarás a ellos.

  • Analiza la situación: Incluye información general sobre las audiencias, participantes, espectadores e incluye un análisis DAFO.
  • Objetivos: identificar los mercados primarios y secundarios del plan de negocios.
  • Estrategia de marketing: con los objetivos y estrategias para alcanzarlos.
  • Comunicación: Define en el tiempo los mensajes de comunicación y cómo se transmitirán.
  • Plan de acción de marketing: calendario mensual que detalle la actividad.
  • Presupuestos y recursos: detalla cómo se financiarán los recursos.
  • Monitorización, investigación y evaluación: Establece cómo se monitorizará y evaluará el éxito de plan de Marketing.

Plan Financiero

Resume todas las posibles fuentes de ingresos y beneficios del evento y enumera los gastos previstos para demostrar que el evento es financieramente viable y alcanzable. Como por ejemplo:

  • Inversión inicial
  • financiación propia y ajena
  • Previsión de ingresos y gastos
  • Previsión de tesorería
  • Cuenta de resultados
  • Balance de situación
  • Accionistas e inversores
  • Reparto de dividendos
  • Devolución de préstamos

Gestión de Riesgos

La gestión de riesgos incluye el proceso de identificar, evaluar, describir y explicar cómo se abordará y mitigará los riesgos que puedan surgir con respecto a los objetivos, programa, finanzas, operaciones, reputación, legal, audiencia, salud, seguridad, etc.

Consejos finales para escribir tu plan de negocios organizador de eventos

  • Realiza un diseño atractivo y bien estructurado
  • Utiliza un formato que resulte profesional y legible
  • Usa un lenguaje conciso y concreto
  • La escala y la complejidad del evento determinarán el tamaño del plan
  • Incluye gráficos, tablas y elementos visuales relevantes
  • Enumera las páginas siguiendo el índice de contenidos e incluye tu logo
  • Incluye apéndices en la parte posterior sobre informes o investigaciones que complementen tu plan de negocios organizador evento

Como has visto, un plan de negocios para una empresa organizadora de eventos, es simplemente la explicación de la idea de negocio del evento y por qué tendrá éxito. Cuanto más detalles y análisis incluyas, más completo y exitoso será el plan de negocios organizador eventos.

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