Una parte importante a la hora de organizar un evento, es la búsqueda de patrocinadores. Deberás prestar especial atención en este aspecto pues de su inversión depende el triunfo o desastre del evento que vas a desarrollar. Deberás llevar a cabo una buena propuesta de tal forma que vendas una idea atractiva y sobre todo llevar a cabo un análisis que te esclarezca aquellos patrocinadores que estarían dispuestos a invertir cierto capital en tu evento.
Precisamente para esto, deberás contar con una estrategia de acción que te permita dar con los mejores, y venderles tu propuesta de tal forma que confíen ciegamente en ella. A continuación te dejamos una serie de pasos que seguir y en los que apoyarse para llevar a cabo una buena búsqueda de patrocinadores.
Cuando planificamos un evento, debemos tener en cuenta con qué patrocinadores podemos contar para su desarrollo, puesto que aportan una inversión económica considerable para que este se pueda celebrar. En primer lugar, debemos tener en cuenta cuáles son esos patrocinadores que nos interesan, y eso dependerá del tipo de evento, el estilo, la temática, el lugar de celebración o incluso el tipo de patrocinio que necesitamos. (Si quieres saber más, haz click aquí)
Como es lógico, no es lo mismo un evento al aire libre de mañana en el norte de España que un evento al aire libre, de noche y al sur, ya que la temática cambia e incluso el catering y la carta de bebidas es muy probable que no tenga nada que ver en un evento u otro. A partir de aquí, tendremos en cuenta una serie de pasos a considerar para poder llegar a los patrocinadores que más nos convienen para la celebración del evento.
Realizar una búsqueda exhaustiva de los diferentes patrocinadores para que los siguientes pasos sean mucho más sencillos. Para ello, comenzaremos buscando patrocinadores por categoría dentro de nuestro sector, para que vayan lo más acorde posible a nuestro evento.
Otra opción es buscar eventos similares al nuestro e indagar sobre los patrocinadores que han colaborado en ellos. De esta forma, tendremos una abanico de posibles patrocinadores y podremos determinar por fin, cuáles son los que verdaderamente nos interesan.
Una vez seleccionados los patrocinadores debemos determinar cuál es la propuesta que más nos conviene para el correspondiente patrocinio de cada una de las empresas seleccionadas. Una vez decidida qué propuesta necesitamos acorde al patrocinio de cada empresa, estableceremos contacto con el patrocinador.
Una vez decidida qué propuesta necesitamos acorde al patrocinio de cada empresa, estableceremos contacto con el patrocinador. En este momento es importante no cometer errores y evitar las prácticas a las que recurre todo el mundo, como es la de enviar un email, ya que todas las empresas están saturadas de emails y quizás nunca lleguen a leer nuestra propuesta. Otro error muy frecuente es el de llamar por teléfono y dirigirse directamente al departamento de marketing, ya que lo más probable es que redirijan tu petición a una dirección de email a la que llegan las peticiones generales.
En cambio, la opción más acertada es contactar directamente a través de LinkedIn, ya que podrás encontrar el contacto directo de la persona que se dedica a esa actividad dentro de la empresa y, probablemente, esto te descubrirá otros contactos interesantes de empresas relacionadas con el sector.
A partir de aquí reuniremos una serie de contactos y comenzaremos a establecer un acercamiento con ellos a través de su email de empresa personal. En primer lugar nos presentaremos y explicaremos brevemente el motivo de nuestro email. En caso de no acertar con la persona, lo más probable es que nos faciliten un email mucho más concreto a través del que podremos, finalmente, establecer el contacto.
Una vez que determinemos a quién debemos dirigirnos, escribiremos el email real con nuestra propuesta de patrocinio. Es importante comenzar el email remarcando quiénes somos y explicar brevemente la razón por la que hemos contactado y de qué forma nos gustaría que participara
Debemos hacer un seguimiento ya que es probable que no nos contesten de inmediato. Debemos ofrecer un margen de tiempo y, una vez transcurrido, volver a enviar otro email o directamente hacer una breve llamada telefónica. Ambas deben ser cortas, haciendo un rápido recordatorio de la propuesta que se le envió. Si finalmente esto no funciona, quizás sea el momento de pasar al siguiente patrocinador de nuestro interés y empezar de nuevo a seguir dichos pasos.
En resumen, tenemos que tener en cuenta una serie de consejos para conseguir patrocinadores para nuestro evento debemos considerar:
