La organización de eventos conlleva tener en cuenta y analizar, organizar y prestar atención a una gran cantidad de tareas, que implica por lo tanto, una gran cantidad de tiempo.
En el artículo de hoy te traemos 9 TIPS, consejos o claves que deberás aplicar e implementar en tu método de trabajo y que te ayudarán sin duda a optimizar las tareas propias de esta práctica.
“El tiempo es oro” es un dicho popular que se vuelve aún más cierto cuando ese tiempo se invierte en un negocio. Aun así, especialmente al emprender una labor distinta o al organizar un nuevo evento, podemos sentirnos abrumados ante la falta de tiempo para realizar todas las tareas que debemos realizar.
Para evitar esta sensación, te proponemos a continuación varios consejos para usar tu tiempo de la forma más rentable posible si eres dueño/a o regente de una discoteca o sala similar.
Cuando se trata de un negocio propio, a veces, este paso no es nada sencillo, pues queremos que todo se haga tal y como queremos, por lo que preferimos hacerlo nosotros mismos. Aun así, en numerosas ocasiones nos ocupamos de más tareas de las que es debido, o incluso más de las que son necesarias.
Por ello, te recomendamos que delegues aquellas para las que no te sientas formado/a, como puede ser el marketing o las redes sociales. Estas, por ejemplo, puedes contratarlas con un profesional.
Además, no todas son importantes o prioritarias. Puedes encargarte tú de las que requieran más responsabilidad, y delegar en algún empleado otras más sencillas. Otro consejo sería que empieces por aquellas que sean totalmente fundamentales y ocuparte de las prescindibles en otro momento.
Una última recomendación es la de utilizar la tecnología para recordar nuestras tareas. Así, puedes establecer un recordatorio de ubicación para que, al llegar o abandonar un lugar, tu teléfono te notifique las llamadas, emails, tareas… que tienes pendientes por realizar.
Una buena herramienta para ahorrar tiempo es digitalizar tu negocio. Así, podrás encontrar todos tus datos y documentos en un mismo lugar, buscar por palabras o temas concretos y poder ordenar el material de forma personalizada. En definitiva, todas herramientas que no son aplicables a los documentos en papel.
A su vez, puedes automatizar muchas de tus tareas, pudiendo aprovechar tus tiempos muertos a la vez que ahorras recursos. Algunas de las tareas que pueden automatizarse son: la gestión de redes sociales, el email marketing, la organización de proyectos o la recogida y manipulación de datos e informes.
Además, te recomendamos usar la nube, cmo pueden ser Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, iCloud, etc. De esta forma, tanto tú como tus empleados autorizados podéis acceder a ciertos documentos desde cualquier lugar, evitando la pérdida y el olvido de documentos.
Los inconvenientes y los trámites burocráticos debes resolverlos lo antes posible. De otra manera, pueden acabar siendo problemas mayores y suponer retrasos en tu plan de actuación debido al tiempo que necesitan para procesarse ciertos permisos o trámites.
De esta forma, mientras te ocupas de otros asuntos, estas tareas avanzarán por cuenta propia. Así, puedes evitar contratiempos futuros, además de dinero, y agilizar la sucesión de tareas.
Cuando requieras de la colaboración o el trabajo de terceros para cumplir tus objetivos, te recomendamos explicar detalladamente la tarea a cumplir a quien vaya a encargarse de llevarla a cabo. A su vez, debes resolver todas las dudas que le surjan a esta persona o equipo.
De este modo, evitarás posibles fallos que pueden evolucionar hasta convertirse en grandes contrariedades. En ocasiones, solucionarlas suponen una inversión de tiempo mucho mayor al que se habría dedicado en la preparación.
A su vez, te recomendamos realizar una evaluación de tu personal para comparar las tareas que realizan actualmente y las tareas a las que, por sus cualidades, habilidades y conocimientos, podrían desempeñar.
De esta forma, el personal se mantendrá motivado y se esforzará más por desempeñar su trabajo, a la vez que aprovecharás al máximo la capacidad de los miembros de tu equipo.
Cuando cuentas con una larga lista de tareas, algunas de ellas tendrán cosas en común. Así, puedes categorizarlas en tareas legales, compra de materiales, temas relacionados con los empleados, pago de facturas y salarios, etc. De esta manera, te puedes encargar de una categoría diferente cada día o en un período determinado si todas cuentan con una fecha límite similar, claro está, o para una fecha alejada.
También puedes agruparlas por su localización. Aunque actualmente muchos procesos pueden llevarse a cabo a través de internet, puede que ciertos ámbitos requieran hacerse de forma presencial. Por ello, reduce la cantidad de desplazamientos realizados al mínimo, y aprovecha cada viaje para cumplir el máximo número de tareas pendientes.
Por ejemplo, si tienes que reunirte con un socio o proveedor en una zona concreta, trata de organizar todas las reuniones que necesites cerca de esta. Así, ahorrarás tiempo y dinero en desplazamientos innecesarios.
Aunque parezca algo contraproducente, tratar de hacer varias cosas a la vez puede retrasar mucho tu trabajo, pues no estarás centrándote en ninguna actividad. Es mejor que pienses solo en la tarea que estás realizando actualmente y, aunque sea difícil, no hacer ni pensar en otra cosa hasta haberla finalizado.
Como complemento, evita posibles distracciones. Por ejemplo, si tienes prevista una reunión a las 12h, no comiences ninguna actividad en períodos previos que no te posibilite terminarla o avanzar con ella. A su vez, trata de trabajar en lugares que te permitan mantener un nivel alto de concentración, sin interrupciones telefónicas, de redes sociales, de compañeros, etc.
Continuando con el último consejo, te recomendamos que tengas en cuenta las tareas recurrentes. Por ejemplo, reserva un fragmento de tiempo concreto si un proveedor requiere una franja horaria muy concreta para realizar entregas o reuniones de forma recurrente, o si un empleado necesita tu ayuda a la misma hora cada día.
Así, además de contar con esa acción en tu horario de forma automática, tendrás claros los fragmentos del día en los que sí podrás centrarte en otras actividades al cien por cien.
Por último, para contar con un mayor volumen de ventas sin invertir demasiado tiempo en ello, te recomendamos no solo contratar servicios externos sino, específicamente, contratar a promotores externos para aumentar tus ventas y atraer más clientes.
Aunque puede parecer que esto supondrá una gran suma de dinero o un “desperdicio”, herramientas como Premiumguest pueden implicar un cambio destacable en el desempeño y el éxito de tu negocio de ocio nocturno. Esto se debe a que cuentan con gran experiencia en este tipo de acciones y a los acuerdos que pueden conseguir con otras empresas para prestarte servicios complementarios, o para conseguir packs de servicios dentro de la misma empresa.
Por ello, te animamos a contactar con nosotros para que consultes los servicios y tarifas que podemos proporcionarte, y que más te convendrán para tu situación en concreto.
Usando apps que te ayudan a calcular el aforo de tu local no solo ahorrarás tiempo a tus clientes, dejándoles una sensación positiva y beneficiosa para tu imagen, sino que también harás ahorrar tiempo a tus trabajadores. En algunos casos, si en momentos concretos
En conclusión, el famoso dicho “vísteme despacio, que tengo prisa” es perfectamente aplicable a la optimización del tiempo que le dedicas a tu negocio. En otras palabras, es más efectivo dedicar un momento al estudio del personal, a la organización, calendarización y a la definición de las tareas a realizar (dejando de lado el multitasking), que apresurarse por cumplirlas sin orden o explicación alguna.
