A la hora de organizar un evento, una de las cosas más importantes es conocer al detalle el diseño de este con el fin de que sea todo un éxito.
Pero, al igual que en todos los sectores, la competencia está más fuerte que nunca y por lo tanto debemos destacar frente al resto para lograr conectar con nuestro público objetivo y que estos prefieran nuestro evento. Para ello, es importante tener en cuenta la temática, la decoración e incluso las experiencias multisensoriales que podemos llegar a hacer vivir a nuestro público.
El diseño de algo se define por la actividad creativa que tiene como finalidad proyectar una serie de objetos, servicios y productos de manera más estética y atractiva.
Concretamente a la hora de hablar de diseño de eventos, hablamos de uno de los aspectos esenciales en la organización de estos. Dentro del diseño tratamos tanto el aspecto final, como la distribución de los productos que se van a presentar y el tono que se le quiere dar, precisamente por ello hay que tener especial cuidado a la hora de organizarlo.
En muchas ocasiones algo tan insignificante como los tonos elegidos o la escenografía que se presenta es lo que provoca que el espectador quede realmente encantado con lo que va a ver o realmente horrorizado por lo que ha visto.
Por ello y puesto que es algo tan primordial, hoy veremos cómo diseñar el evento perfecto y qué factores entran dentro de este.
Una vez tenemos en cuenta la importancia del diseño de este, y de cerciorarnos que es una parte fundamental para que nuestro evento consiga esa notoriedad que buscamos. Te recomendamos 4 aspectos que ayudarán a que tu evento se convierta en el evento 10:
Es importante saber cuántas personas asistirán, dónde se celebrará, cuál es el objetivo y qué actividades se llevarán a cabo. Esto determinará las siguientes fases y contribuirá a poder hacer la experiencia mucho más gratificante a los asistentes.
Ya sabiendo las necesidades, así como una idea general sobre el resultado final, es el momento de establecer un presupuesto detallado acorde al evento que se va a llevar a cabo.
En esta fase, suele hacerse uso de herramientas como los renders. Se trata de la elaboración de un diseño 3D que represente el resultado final del evento. Pudiendo de esta forma poder enseñar de una manera más visual en que se ha invertido dicho presupuesto.
Además, en este punto, es recomendable prever gastos imprevistos del material técnico: es decir, prever equipamiento de repuesto para cubrir cualquier fallo estructural o imprevisto técnico. En ocasiones este tipo de material nos sorprende con fallos a última hora y es mejor prevenir que curar en estas ocasiones.
Una vez definido el propósito y confirmado el presupuesto nos toca ponernos a diseñar su producción.
Para ello es recomendable preparar un guión con ayuda de un equipo técnico que incluya los timings de cada proveedor y la temporalidad global del evento.
Una vez elaborado, el equipo técnico deberá ceñirse a este, montando sus respectivas partes en el tiempo establecido de manera que el evento comience a la hora fijada.
Una vez terminado todo, es necesario para la organización y el diseño de futuros eventos, hacer un último análisis de este.
Deberemos hacer una última reflexión sobre aquellas partes que no salieron como esperábamos y cómo podríamos mejorarlas de manera que podamos ofrecer siempre la mejor experiencia al cliente.
Al margen de los detalles técnicos que obviamente ayudan en gran medida a poder establecer un buen diseño, funcionamiento y experiencia al cliente, existen otros aspectos que harán sobresalir tu evento por encima del resto y que sin duda ayudarán en gran medida a conseguir una mayor notoriedad en la mente del consumidor.
Estos elementos están más relacionados con la decoración del evento y le darán ese punto inolvidable que busca el usuario a la hora de acudir a un evento:
Algo bastante recurrente y que sin duda crea bastante expectación y buen recuerdo respecto a un evento es la de pensar una idea que dé sentido al evento y sea coherente con la marca.
Nos será de gran ayuda a la hora de hacer el diseño de este pues será el punto de partida en torno al que va a girar toda nuestra temática.
Para ello, tenemos que ser capaces de contar una historia o enlazarla lo suficientemente bien para que cautive a nuestro público y quede en su recuerdo. Consiguiendo de esta manera que la experiencia sea lo suficientemente impactante para que el mensaje de tu marca se extienda más allá del evento.
La personalización de elementos del evento dará un punto diferencial a tu marca y a su vez creará un recuerdo de esta prolongado en el tiempo y el espacio. Algún tipo de regalo que tenga una utilización práctica a modo de recuerdo con los colores corporativos o el logotipo incrustado, puede ayudar en gran medida a la notoriedad de tu marca:
La elección de la ambientación de tu evento y por lo tanto el mobiliario y decoración utilizado en este favorecerá en gran medida tanto al interés como al recuerdo de nuestro evento.
Cuanto más lograda sea esta ambientación y más original y diferente sea de todo lo visto hasta el momento, más gustará al espectador convirtiendo nuestro evento en un verdadero atractivo para los asistentes.
Respecto a la luz, es uno de los elementos más importantes y dinámicos a la hora de crear impacto y ambientación en nuestro evento.
La versatilidad de esta nos permitirá utilizarla de manera que podamos hacer de la experiencia, algo realmente inmersivo para el asistente, la atmósfera que diseñes estará directamente influenciada por el tipo de iluminación que elijas.
De esta manera una luz blanca será lo más adecuado para un evento formal mientras que una luz más cálida nos transporta a un lugar más relajante, más cercano e íntimo y los tonos de luces más oscuros crearán expectación y misticismo.
Este último punto requiere quizá de una mayor inversión a la hora de establecer el presupuesto pero sin duda no dejará indiferente a nadie.
El hecho de implementar experiencias multisensoriales le darán a tu evento un carácter innovador que favorecerá ese interés y por lo tanto ese engagement y recuerdo de la marca que buscamos conseguir.
